生成AIが世界中の注目を集めてから3年が経ちましたが、この間性能や精度は飛躍的に向上し、AI関連サービスも急増しています。個人や企業での導入も拡大しており、完全に実用レベルに達したと言って良いでしょう。しかし、どのように使っているかという活用度合いにはバラつきがあり、多くの個人や企業ではメールの下書き作成やAI検索、Webサイトの翻訳/要約といった個人での活用に留まっているのが現状で、業務の効率化に積極的に活用している先進的な活用例はまだ少ないようです。

AI活用は個人レベルから企業レベルへ

生成AIの活用が個人的なレベルに留まっていたとしても、個々人にとっては情報収集や文章生成/要約などは非常に役に立ちますし、省力化にも繋がりますから、これはこれで進める意味はあります。しかし、企業全体として考えた場合、もっと組織的に活用が進めば、業務効率化の効果は何倍にも及ぶことが期待できます。

生成AIの活用を全社レベルに引き上げたいと考える企業が今注目しているのが、生成AIによる議事録の作成です。議事録作成という非常に知的な、しかし負荷の高いタスクを生成AIに任せ、その成果物を全社に展開することで、生成AIの可能性を全社レベルに引き上げることができます。

議事録作成がAI利用の主流に浮上した理由

議事録作成は、本質的に生成AIに向いたタスクということができます。その理由には、

①生成AIの得意分野を活かせること
②生成AIの欠点（課題）が現れにくいこと
③生成AIが議事録を担当すれば、人間は会議に集中することができる

などが挙げられます。そして議事録作成を生成AIに任せることで、最終的には全社的な効率化につなげることができます。これらを順番に見て行きましょう。

①生成AIの得意分野を活かせる

音声認識は生成AI以前からAIの活用分野の一つとして研究が進んでいましたが、生成AIによって目覚ましい進化を遂げました。スマートフォンの音声認識でその進化を実感することができますが、今では録音/録画からの文字起こしは、ほぼ問題のないレベルに達しています。個々の企業特有の言い回しや業界用語などは聞き取りが難しいこともあるようですが、個別に登録することで認識精度を高めることができます。

そして膨大な情報から本質を抜き出す「要約」は、生成AIが最も得意とする分野です。議論の全貌を把握し、決定事項、保留事項、そして「誰が・いつまでに・何をすべきか」というToDoリストを的確に抽出し、会議後、瞬時に議事録を完成させます。また、議事録のフォーマットが統一されることで読みやすさが向上し、内容のチェックや後々のフォローアップに役立ちます。

②生成AIの欠点（課題）が現れにくい

生成AIがどれだけ進化しても、逃れられない限界があります。生成AIはネット上の膨大なデータから単語間の繋がりを学習して文章を生成するため、学習データに誤りや偏りが含まれていると、それに影響されて間違いや偏見を含んだ文章を生成してしまうことがあります。この問題は生成AIの仕組み上避けられず、完全に無くすことはできないとされています。生成AIを活用する際には、この問題を理解した上で行わなければなりません。

しかし社内の会議であれば、議論の内容や提供される情報に間違いや勘違いが含まれる可能性は低いと考えられますから、それらを要約している限り、間違いの入り込む余地は狭まります。また、RAG（検索拡張生成）という技術で、社内文書を踏まえて、議事録の精度を上げることもできるのです。もっとも、議事録を利用するのは社員や関係者ですから、たとえ間違いがあったとしても、すぐに気づくことができますし、最悪間違いを見逃したとしても、社外に迷惑をかける心配は少ないと考えられます。議事録作成は、生成AIの側からしても扱いやすいタスクなのです。

③生成AIが議事録を担当すれば、人間は会議に集中することができる

適切な議事録を作成するためには、議事内容についての深い知識、社内外のステークホルダーの利害関係、過去の経緯といった膨大な前提条件を把握していなければなりません。そうでなければ、議論の重要な部分を聞き逃したり、理解不足から議事録への記載が漏れることになり、議事録としての信頼性が疑われる結果になりかねません。しかし、それができる人材は限られており、当然会議の中心人物でもありますから、なによりもまずは会議を進め、議論を深める側に回る必要があります。

その人が議事録を作成するのが理想ですが、人間にとって「会議への参加」と「議事録の作成」を同時に、しかも高いレベルで両立させるのは至難の業です。議事録に集中すればその場の微妙な空気感や文脈を読み取ることができず、議論に参加すれば、記録がおろそかになるかもしれません。議事録に記載された議論の要旨（何故その結論に至ったのか）や決定事項などが不明確であれば、その後のフォローアップにも大きな影響が出かねません。

人間は会議に集中し、「非クリエイティブな重労働」は生成AIに任せることで、会議の質を飛躍的に高めることができるのです。

フォーマットの統一により会議後のフォローアップが容易

こうして作成された議事録は、会議の目的や議論の内容、決定事項、ToDo、担当者などが明確になっており、統一したフォーマットで出力されるため読みやすく、関係部門や上司への報告/周知が容易で、ToDoの進捗管理もしやすくなります。また、議事録から経営層向けのダイジェスト版や担当部署向けの詳細版を派生させることも簡単に行えます。さらに詳細を知りたければ生成AIに説明を求めても良いですし、元になったビデオを消さずに置いておけば、直接確認することもできます。こうして議事録は、「過去の記録」から「未来への指針」へと進化するのです。

まとめ

「議事録をAIに任せる」という選択は、単に生成AIの活用の場を広げるだけではなく、組織全体で生成AIを活用していくための第一歩を踏み出すということです。人間が議事録の作成から解放されることで会議での議論が活発化し、決定事項が明確になり、情報が即座に共有され、決定事項のフォローアップが迅速に行われるようになれば、会社全体の効率は向上するでしょう。 その結果、人間は人間でなければできない業務にリソースを注ぐことができます。情報の正確性とスピードをAIで担保し、人間はそのデータをもとに次のアクションを起こす。この強力なパートナーシップに踏み出すことこそが、2026年に企業が目指すべき姿ではないでしょうか。

これらの仕組みをベースに全社のワークフロー/業務プロセスを最適化していくことで、生成AIを中心とした組織構造へ転換させることができます。生成AIは、単なる最新のテクノロジーではありません。業務プロセスを変え、組織を変革するための非常に有用なツールであり、企業をデジタル・トランスフォーメーションへと導く、重要な要素なのです。

こうした組織的なAI活用と業務プロセスの変革を実現するための強力なパートナーとなるのが、ミツイワが提供するセキュア生成AIサービス「MAKOTO」です。MAKOTOは、今回ご紹介した議事録作成においても威力を発揮する「話者分離機能」や「音声録音機能」を標準で備えており、セキュアな環境下で会議の記録から要約、タスク抽出までをシームレスに行うことができます。 また、生成AIとしてチャットはもちろん、プロンプト共有や画像生成・officeファイル生成なども可能です。

MAKOTOは提供開始以来、定期的なバージョンアップを重ねております。
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