電子帳簿保存法対応）スキャナ保存サービス
対応は出来ていますか？2024年1月より完全義務化される改正電子帳簿保存法への適応に向けて、「紙」で受領・作成した各種の帳票をスキャナを使って画像データ化、クラウド上に保存するサービスです。同法律が定める保存要件に準拠したサービスなので、安心してご利用いただけます。
改正電子帳簿法とは
ミツイワの電子データ化支援サービス
PDFなど電子データでやり取りしたデータは最初から電子化されているので、改正電子帳簿法の保存要件を満たすのは、それほど難しいことではありません。しかしながら、日ごろの業務では紙でやり取りする書類も少なくありません。そこで、「紙の書類はどうやって電子化するのが簡単か？」とお悩みの方に、ミツイワでは電子帳簿保存法に対応した「スキャナ保存サービス」をご用意しています。改正電子帳簿保存法が定める帳票の電子化にあたっての満たさなければならない保存要件には、次のようなものがあります。
- 電子データの保存期間は７～10年
- 帳票のスキャナ保存はタイムスタンプもしくは訂正・削除できないシステムであることが必要
- 保存した電子データは、取引年月日・取引金額・取引先名の3点の全て、または何れかで検索できることが必要
- 解像度200dpi以上での読み取り（色：カラー）
ミツイワの「スキャナ保存サービス」は、複合機のスキャナ機能を活用して受領した紙の帳票を手軽に電子化します。電子化されたデータはクラウド上のファイルサーバーに自動で保存されるので、手間も削減できます。また、法律が求める要件を満たすために必要な取引情報やタイムスタンプなどの補足情報も付与できるので、安心してご利用いただけます。
サービス導入のメリット
ペーパレス化によるコスト削減
- 紙、印刷、コピー、バインダー等の事務用品にかかっていたコストが削減
- キャビネット、ロッカー、紙の帳票を長期保管するための貸し倉庫等にかかる保管コスト等の削減
- ファイリング、配送対応、運搬、資料探し等にかかっていた業務時間の削減
内部統制の強化
- 社内の事務処理規程等の再整備
- 内部統制の強化に貢献
- 社内ルールの強化、ガバナンスの強化
- 情報管理におけるセキュリティの強化
ワークスタイル変革への対応
- テレワーク（在宅勤務）に対応
- 働き方改革への対応、業務効率化の実現
- BCP（事業継続計画）にも寄与
- クラウドシステムの活用によりERP的な利用効果が増大
- 社内に向けたポストコロナ時代の新しい働き方に適応していることを訴求できる
経理業務の改善
- 紙、ハンコからの脱却
- 経理DXの実現
- データ連携による入力工数の削減、ミスの減少
- 電子化により資料検素時間の削減、問い合わせ対応負担の軽減
当サービスの特長
全体システム構成とご利用イメージ（例）
【ご留意事項】
- SmartSESAME MultiScan！を搭載した制御ザーバーには、物理サーバーが必須となります。
- 拠点数、対象複合機の台数によっては複数の制御サーバーが必要になる場合があります。
- SmartSESAME MultiScan！と連携する複合機は、ICカード読み取り、あるいは手入力でのユーザー認証ができることが必要です。
- 電子化したデータの格納先として、「Dropbox」などのクラウドストレージが別途必要となります。
